Organisation

ORGANISATION ET GESTION DU TEMPS

 

GENERALITES

Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut gérer rien d’autre". (Peter Drucker)

 Qui de nous tous n’a pas dit un jour « je suis débordé »,  « je n’ai pas eu le temps de faire tout ce que j’ai planifié », manque d’organisation peut- être ? Quelque soit le motif il faut trouver une solution.

 Il y a une différence entre connaître le chemin et arpenter le chemin. Etre organisé signifie pouvoir contrôler son temps, c'est savoir, prévoir et planifier. Gérer son temps signifie concilier vie professionnelle, sociale, personnelle et familiale.

Gérer son temps, au fond, signifie donner la priorité à ce qui est vraiment prioritaire. Lorsque vous savez ou vous allez vous pouvez prendre des raccourcis.

 SYMPTOMES D’UNE MAUVAISE GESTION DU TEMPS

Le temps est devenu une arme stratégique de la concurrence, il est intégré au même titre que le coût et la qualité dans la mesure de la performance, Il est donc impératif d’évaluer notre utilisation du temps et d’analyser nos attitudes et comportements face au temps, afin de mieux le gérer.

La gestion du temps exige beaucoup de motivation et demande une réflexion permanente orientée par une démarche et des techniques. Analysons alors notre comportement. 

 

Etes vous une personne qui plutôt a des difficultés à se mettre au travail le matin et qui reste à tourner en rond et ne sait pas par quelle tâche commencer ?  

Est ce que vous avez toujours l’impression de crouler sous la paperasse et que vous n’avez jamais le temps de finir votre travail important et que  les urgences occupent tout votre temps et que le travail est rarement effectué dans les délais prévus....

 Si vous être une personne concernée par ces énoncés, vous êtes dans la mauvaise voie heureusement que c’est récupérable.

Que nous soyons entrepreneurs, cadres ou pères (mères actives ou au  foyer), nous sommes tous confrontés un jour ou l’autre à gérer la seule ressource qui soit vraiment rare – non pas l’argent comme beaucoup le pensent à tort – mais bien le temps.  Comme il ne peut être stocké, il est toujours « consommé », il est, soit mal ou bien utilisé et  petit à petit, par essais/erreurs, nous devons construire notre méthode de gestion du temps, avec – selon les cas – une efficacité très variable.

 Pouvoir gérer son temps signifie être efficace dans la réalisation de ses activités en les programmant de manière rationnelle et en contrôlant leur réalisation;

Être efficace c’est arriver à atteindre les objectifs escomptés avec une économie de moyens et de ressources

 La gestion du temps sur le plan professionnel : c’est l’identification des objectifs professionnels,

  • Quelle est ma fonction et quelles sont mes activités ?
  •  Quels sont les résultats que je dois atteindre et quand ?
  • Qu’est ce qui est essentiel et important dans mon travail?

 Les objectifs donnent aux gens  le but et le sens, la motivation, la sécurité, Sentiment d'accomplissement, ils  permettent de mesurer du succès. ou de l'échec, la croissance para port aux objectifs fixés.

 Un objectif doit être clair, précis, daté, mesurable et réaliste. Chacun de ces critères est fondamental un objectif  peut également être dit "SMART" :

  •       Simples,
  •       Mesurables
  •       Acceptés,
  •       Réalistes
  •       Temporels

 
Que voulez-vous faire ? Quels sont les bénéfices et les résultats attendus ?

Formulez votre objectif de façon positive. N'hésitez pas à vous projeter mentalement dans l'avenir. Vous voulez parler couramment l'anglais : imaginez-vous menant à bien des conversations avec des clients ou animant une réunion dans cette langue.

 Quand voulez-vous le faire ?

Ne confondez pas objectif et défi. En dépit de votre impatience ou de votre envie que ça change vite, fixez-vous une date butoir réaliste qui vous permettra de construire une stratégie sans pression.

 Quels sont les moyens ou les méthodes nécessaires ?

On ne construit rien de solide sans la boîte à outils idéale. Recensez tous les moyens qui vous seront utiles pour atteindre votre objectif.

Quelles sont les contraintes (humaines, matérielles ou budgétaires) ?

Soyez prévoyant et anticiper tous les aléas auxquels vous devrez faire face. Cela vous évitera désillusion et démotivation dès le premier obstacle.

 
LOIS SOCIOLOGIQUES ET PRINCIPES DE LA GESTION DE TEMPS

 LOI DE PARETO OU LOI DES 20/80

 En gestion du temps, la règle des 80/20 est précieuse, car elle rappelle quotidiennement aux gens de consacrer leur temps et leur énergie aux 20 pour cent de leur travail qui importent vraiment. En retour, ces 20 pour cent peuvent produire 80 pour cent des résultats requis

l’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps

Le principe est de se concentrer sur l’essentiel

  •       Classez par ordre d’importance décroissante vos activités,
  •        Distinguez en permanence l’essentiel de l’accessoire, les activités stratégiques des activités moins importantes,
  •     Préservez du temps pour l’essentiel, économisez sur l’accessoire.

 

LOI DE CARLSON OU LOI DES SEQUENCES HOMOGENES

 Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue.

  •          Évitez les interruptions en terminant si possible un travail entamé,
  •          Limitez les interruptions externes,

 
 LOI DE PARKINSON OU LOI DE L’AUTO INFLATION DU TEMPS

Le temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible.

  •          Raisonnez en termes de temps nécessaire pour une activité et non en fonction du temps disponible,
  •          Fixez-vous des échéances, des dates limites à ne pas dépasser.

 
LOI D’ILLICH OU LOI DE LA CONTRE PRODUCTIVITE DU TEMPS INVESTI AU- DELA D’UN CERTAIN SEUIL.

  •         Au-delà d’un certain seuil horaire, sachez vous arrêter pour faire autre chose,
  •          Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l’activisme et le perfectionnisme,
  •          soyez conscient de vos limites.

 LOI DE L’ ECCLESIASTE OU LOI DE L’ALTERNANCE » IL Y A UN MOMENT POUR TOUT ET UN TEMPS POUR CHAQUE CHOSE SOUS LE CIEL »

 ·              Trouvez l’activité qui convient à chaque moment,

  •         Ne faites qu’une chose à la foi, et faites la bien, en vous y donnant totalement,
  •         Sachez faire des choses différentes, et même opposées, à des moments différents.

  

LOI DE SWOBODA-FLIES-TELTSCHER OU LOI DES RYTHMES BIOLOGIQUES

chaque Homme est traversé de multiples rythmes biologiques: (physique, émotionnel, intellectuel), les trois biorythmes démarrent ensemble à la naissance et se perpétuent chacun avec sa périodicité, tout au long de la vie

  •      Découvrez vos rythmes personnels et soyez à l’écoute de vos horloges internes,
  •    Programmez les activités stratégiques ou de réflexion aux moments de haute forme et les activités de routine au moment de récupération

 

LOI DE FRAISSE OU LOI DE LA DIMENSION SUBJECTIVE DU TEMPS

Le temps a une double dimension objective et subjective ou

psychologique, qui est fonction de l’intérêt qu’on porte à l’activité exercée:

«Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps »,

«Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève »,

«Le temps d’une attente est toujours trop long »,

 

  •     Méfiez-vous de la tendance spontanée de faire d’abord ou plus longuement ce qui plaît le plus et non ce qui est le plus important,
  •     Méfiez-vous de votre estimation subjective du temps passé et confrontez la à une évaluation objective,
  •     Gérez votre temps comme vous l’entendez, mais restez lucide sur vos choix personnels

 

 DEMARCHE DE  GESTION DU TEMPS

La gestion du temps en milieu professionnel est un problème crucial et complexe, Elle doit répondre à des contraintes imposées par:

  •         Les objectifs de l’organisation:
  •        Les contraintes de rendement: salaire/efficacité;
  •        Les contraintes de structure: organisation et coordination du travail;
  •         Les contraintes de qualité: respect des délais…

 
Le respect de ces contraintes impose la mise en place d’une démarche rigoureuse de gestion du temps tendant vers l’efficacité, et l’utilisation de méthodes et outils appropriés.

Il faut savoir que l’utilisation de mon temps dépend de :

  •    Ma personnalité: ma vision de l’existence,
  •    Ma fonction,
  •     Mes méthodes personnelles de travail,
  •         Mes méthodes de travail avec autrui

 
LISTEZ CE QUE VOUS AVEZ A FAIRE

On organise son temps, sinon les autres s’en chargent et une personne sans but est utilisée par celles qui en ont.

C'est une règle de base chaque semaine La première chose à faire sera donc d’établir une liste des activités à faire et évaluer le temps dont vous devez disposer pour le faire.

TRIEZ VOS ACTIVITES.

Il faut apprendre à faire la différence entre les tâches essentielles ou non. Une liste d’activités est un excellent outil pour vous aider à y parvenir. Les gens qui réussissent se dressent toujours des listes. Elles leur permettent de respecter leurs priorités et de faire preuve de souplesse lorsqu’ils doivent modifier l’ordre de leurs priorités.

Pour qu’une liste d’activités soit efficace, il est important de la vérifier au moins une fois par semaine auprès de votre directeur ou de votre superviseur. Si vous pensez tous les deux que la valeur d’une activité est inférieure à la valeur du temps que vous devrez y consacrer, mettez-vous d’accord pour la reporter au bas de votre liste ou simplement l’éliminer. En plus d’éclaircir la situation, ceci vous permettra, à vous et à votre patron, d’être sur une même longueur d’onde en ce qui concerne les attentes et les priorités.

 
LA METHODE EISENHOWER

D’après (Robert  Larsonneur)  Le général américain Eisenhower a laissé derrière lui une méthode qui fait encore l'unanimité chez les spécialistes en gestion du temps. Une méthode mise en application lors de la préparation du débarquement en Normandie.

On  classe les tâches en fonction de deux critères: l'importance et l'urgence.

 

Importance
faible

Importance
élevée

Urgence
faible

Ne pas faire
soi-même

Faire plus tard.

Urgence
élevée

Demandez à
quelqu'un d'autre de le faire
 maintenant

Le faire soi-même et maintenant

 

Le principe du général consiste à classer les tâches à effectuer en quatre catégories :

  •          Les tâches importantes et urgentes qui ne peuvent être déléguées
  •          Les tâches importantes mais non urgentes
  •          Les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées
  •          Les tâches ni importantes ni urgentes à déléguer ou à supprimer

La valeur de chaque tâche à accomplir doit être déterminée en fonction de vos objectifs à moyen et long terme. Si le but à atteindre est clair, vous saurez sans mal distinguer l'essentiel du secondaire et faire le tri entre urgences et priorités. Ne vous éparpillez pas ! Vous devez définir la veille deux ou trois priorités au maximum pour la journée du lendemain et articuler le reste de votre travail autour de ces points forts. Prenez en considération le temps, les outils, les informations et les collaborations nécessaires pour mener à bien chacune de vos missions.

UTILISER LE PLANNING

Si vous ne faites pas de planning (faute de temps), vous risquez de perdre par la suite un temps précieux, qu'un bon planning aurait permis d'économiser. N'oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont.

UTILISER  L’AGENDA

La forme la plus efficace est en général celle qui permet de voir toute la semaine d'un seul coup d'œil, explique « Bruno Savoyat, consultant ». Son grand avantage est de se faire une représentation de son emploi du temps sur une période maîtrisable. Ceux qui adoptent l'agenda offrant une page par jour passent en général beaucoup trop de temps à en tourner les pages.

 Votre agenda doit devenir votre compagnon quotidien. Ne faites pas confiance à votre mémoire. Notez immédiatement tout changement dans votre emploi du temps, les noms, fonctions et les coordonnées précises des interlocuteurs rencontrés …

 Pour pouvoir respecter chacun de vos engagements professionnels, mieux vaut conserver dans votre agenda des plages horaires libres. Elles vous permettront de faire preuve de réactivité en cas de contretemps : une réunion plus longue que prévue, un problème technique de dernière minute, un fournisseur en retard…

 Déterminez un moment de la journée où vous êtes à votre meilleur et consacrez-y les tâches essentielles.

N'ENCOMBREZ PAS VOTRE BUREAU DE DOSSIERS

Dans l'espoir de ne pas les oublier. Non seulement vous risquez d'en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les apercevez, ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir.

RESPECTEZ LES LOIS SOCIOLOGIQUES

Dans l'organisation de votre travail, n'oubliez pas les "lois" suivantes

Loi de Parkinson : le travail se dilate jusqu'à remplir la durée disponible pour son accomplissement.

Loi de Douglass : dossiers et documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour leur rangement.

Loi de Pareto : 80 % de la valeur vient de 20 % des articles et 20 % de la valeur de 80 % des articles (pensez-y en considérant, par exemple, le nombre des dossiers dans votre bureau ou les documents que vous souhaitez conserver).

Lois de Murphy : rien n'est aussi simple qu'il y paraît ; chaque chose prend plus de temps qu'on ne le croit ; ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera.

La phrase de Winston Churchill : "Passé un certain délai, un problème dont on ne s'est pas occupé est un problème à moitié résolu."

NE VOUS LAISSEZ PAS DEMORALISER

Par « l'effet Zeigarnik », en vertu duquel on se rappelle beaucoup mieux les tâches interrompues ou non accomplies que celles menées à bien. Le souvenir des projets que vous ne trouvez plus le temps de terminer vous poursuit beaucoup plus que celui des projets réalisés et vous culpabilise.

APPRENDRE A DIRE NON

 

Votre patron, vos collègues, vos clients, autant d'acteurs dans l'entreprise auxquels vous ne savez pas dire non. Services, coup de main de dernière minute, renvoi d'ascenseurs… Stop ! Il est temps pour vous d'apprendre à refuser.

Analysez le problème. Prendre en charge un dossier de dernière minute, rester plus tard au bureau, ou tout simplement aller déjeuner avec vos collègues alors que vous êtes débordé. Vous vouliez dire non mais votre bouche a prononcé un "oui". Que se passe-t-il ? Pour quelles raisons avez-vous du mal à refuser ? Peur d'être licencié, de ne pas être apprécié, manque de confiance, manque d'estime de soi ? Apprenez à analyser les raisons qui vous empêchent de dire non.

Les avantages du "non". Savoir refuser, c'est savoir s'imposer. Cela ne peut également qu'améliorer vos conditions de travail : meilleure gestion de votre temps, meilleure qualité de travail, et vos relations avec vos collaborateurs. A force de tout accepter, vous pourriez être amené à cultiver du ressentiment à l'égard de vos collègues ou de votre patron et travailler sous tension.

Apprenez à vous affirmer. Il n'est jamais trop tard pour apprendre à dire non. Entraînez-vous. Définissez vos limites : qu'êtes-vous en mesure d'accepter ? Dans quelles circonstances ? Quelles sont les barrières à ne pas franchir ?

Prenez le temps de la réflexion avant de répondre à une demande. Un peu de recul avant de vous engager ou de refuser. Le premier "non" est le plus difficile à prononcer. Vous pourrez ensuite prendre conscience de tous les avantages d'être maître de ses décisions.

Soignez la forme. Exprimer un refus lorsque l'on ne l'a pas fait depuis des années n'est pas une chose aisée. Vous devez donc soignez la forme. Soyez convaincu intérieurement de votre réponse sans chercher à vous justifier ou à vous excuser ou vous lancer dans des explications interminables Vous n'avez pas besoin d'adopter un ton agressif pour vous imposer. Vous pouvez toutefois dans certains cas donner quelques arguments à votre interlocuteur pour expliquer votre refus et lui permettre ainsi de mieux accepter votre réponse.

Si la personne tente de vous faire changer d'avis, ne flanchez pas. Adoptez la technique du "disque rayé" et répétez votre refus jusqu'à ce que le message passe. Toutefois, ne tombez pas dans l'excès inverse à répondre par la négative à toute sollicitation. Dans certains cas, il est nécessaire de parvenir à un compromis. Proposez une solution de rechange, un conseil, une piste.

 
HALTE AUX CHRONOPHAGES

Vos collègues aussi sympathiques soient-ils peuvent devenir parfois "des croqueurs de temps". Il en est de même pour le téléphone, les réunions interminables, les imprévus, la messagerie… Sachez faire la chasse au grignotage des minutes si vous souhaitez mener à bien vos priorités du jour.

 

En fin il faut se demander ce qui, dans tout cela peut-être utile dans son travail et choisir un outil et se concentrer uniquement sur ce dernier jusqu’à ce qu’il devienne une habitude.

Warda Boucharbat - 2008

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