Gestion Documentaire


LA GESTION DOCUMENTAIRE

 
LE CLASSEMENT : DEFINITION

 
Le classement des documents est capital pour la vie de l'entreprise, étant donné qu’ils concernent la direction et conditionnent les prises de décisions.


Contrairement aux autres services qui classent leurs dossiers par grandes séries (personnels, clients, fournisseurs) Le classement du secrétariat est le domaine du « spécifique » et du « diversifié », ce qui rend la tâche souvent complexe - les contrats - les notes - les communications internes - les comptes rendus - les statistiques - la documentation - les projets et autres dossiers spécialisés ... En sachant qu’il faut pouvoir retrouver les documents par nom, par thème, par numéro, par date, etc. Comment identifier simplement les dossiers, tant au moment du classement que de la recherche, alors que les accès sont multiples ?

De plus, ces documents sont parfois interdépendants et les dossiers demandent des suivis spécifiques, d’où l’utilisation d'éphéméride, de Post-it, de surligneurs etc. Sans avoir la garantie absolue de ne rien oublier.

Un bon classement doit permettre à toutes les personnes travaillant dans le même bureau de retrouver rapidement l’information recherchée. Il doit donc être accessible, être mis à jour régulièrement (pas de retard de rangement, un seul exemplaire de chaque document par dossier, chaque document doit être daté et avoir une dénomination unique), être parlant : le choix du titre des dossiers doit être judicieux : éviter les titres imprécis, à plusieurs significations, les sigles, être souple et évolutif, utiliser le matériel de rangement approprié qui permettra de gagner de l’espace et du temps.

Selon Bruno Savoyat, coach et spécialiste de la gestion du temps, la recherche d'un document ne doit pas demander plus de quelques secondes ! Pour y parvenir, adoptez une méthode de classement efficace et quotidienne, les moyens de classement ne manquent pas. Chemises cartonnées, dossiers suspendus, tiroirs, mettez en place des codes couleurs dans votre classement afin d'avoir des repères visuels et Il est inutile de tout imprimer, vous pouvez consulter ou archiver certains de vos dossiers ou rapports sous leur version électronique dans votre ordinateur.

Rangez vos documents selon la fréquence d'utilisation. Sur votre table de travail, ne doivent se trouver que les dossiers en cours et les dossiers en attente. Adoptez la règle fréquence/proximité : les dossiers dont vous vous servez tous les jours doivent être à portée de main et rangez dans des armoires ou tiroirs ceux dont vous vous servez le moins. Disposez sur un rayonnage à proximité de votre bureau, tous les manuels, dictionnaires, guides ou catalogues dont vous vous servez au quotidien.

  

LES METHODES DE CLASSEMENT

CLASSEMENT ALPHABETIQUE

Les documents sont classés suivant la succession des lettres de l’alphabet. Lorsque la première lettre des mots à classer est identique, on classe selon l’ordre de la seconde et ainsi de suite.

Cette méthode  est très simple dans son principe mais compliqué dans son utilisation,  rapide uniquement si elle porte sur un nombre restreint de documents, extensible à l’infini mais peu sûr dans son développement (listes à refaire, dossiers à déplacer, risques de déclassement et de perte de documents).

CLASSEMENT NUMERIQUE

Les dossiers sont classés dans l’ordre naturel des nombres, le dernier prenant le numéro suivant. Mais ce classement nécessite la création d’un répertoire alphabétique mis à jour régulièrement.

Une méthode très simple aussi du point de vue extensibilité, confidentialité, sécurité, lisibilité.

Seulement pour utiliser cette méthode la création d’un répertoire est obligatoire ce qui engendre une recherche longue lorsqu’un dossier est annulé ou périmé et il y a une  coupure dans la suite des nombres du classement.

CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE

Le classement se fait selon un ordre logique en utilisant un plan de classement comportant la liste des dossiers regroupés par thèmes et par rubriques et un index alphabétique comportant l’ensemble des titres de dossiers classés par ordre alphabétique et l’indication de leur emplacement dans le lieu de classement. Il est indispensable d’utiliser une codification (décimale, alphabétique, alphanumérique, mnémotechnique). Les sous-sujets sont classés par ordre alphabétique ou numérique. Cette méthode permet une extensibilité (ajout de nombreuses subdivisions au programme de classement). Mais la recherche reste relativement longue, programme de classement difficile à mettre en place (les utilisateurs n’ayant pas le même sens du rangement), ne se retrouveront pas. 

CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE

Cette méthode est fondée sur les divisions territoriales ou administratives : pays, département, arrondissement...  cette méthode est aussi très simple et permet une grande extensibilité. L’utilisateur doit connaître parfaitement les divisions  territoriales.

CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE

Cette méthode est destinée davantage aux documents qu’aux dossiers. Il s’agit de procéder à un classement par ordre d’arrivée, les plus récentes sur le dessus. Très simple et permet  extensibilité. Néanmoins la  recherche sera longue si l’on ne souvient pas de la date du document.

CLASSEMENT DECIMAL

Cette méthode est une combinaison du classement idéologique et du classement numérique Chaque classe comprend 10 divisions de O à 9.  Cependant la recherche est longue et le nombre de classes reste limité à 10.

CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE

Cette méthode de  classement des documents comporte une partie alphabétique et une partie numérique.                                                                                                      
Son utilisation n’est pas très pratique la recherche est longue et ne permet pas une extensibilité adéquate

Warda Boucharbat 2008

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